Aseguradoras, Productos y Comisiones

Este es un video importante, por lo que entra en profundidad. Lo hemos dividido en secciones para ayudarte a seguirlo. Primero, mostraremos cómo rastrear pólizas y comisiones, detallando la experiencia del agente al agregar las pólizas al registro del cliente, y luego cómo los administradores pueden usar el Módulo de Comisiones. Finalmente, cubriremos cómo los administradores pueden configurar las aseguradoras, los productos y las estructuras de comisiones. Abróchate el cinturón.

Primero veamos cómo un agente ingresará los detalles de la aseguradora/producto para el cliente o prospecto para que entiendas cómo se verá esto para un agente. Luego profundizaremos en cómo configurar las aseguradoras, productos y comisiones.

Una vez que los administradores de la cuenta han configurado las aseguradoras y productos, aparecerán así.

El agente irá al archivo de un prospecto o cliente y luego a la pestaña de pólizas. Ingresará el tipo de cobertura de la póliza, el estado de la póliza, la aseguradora, el producto, la fecha de vigencia, la fecha de renovación, la fecha de solicitud y cualquier otro dato que quieras que capture. Más adelante en el video cubriremos cómo personalizar los campos de las pólizas. Pero estos datos son esenciales para generar cualquier flujo de trabajo o seguimiento de ventas que estés realizando.

Una vez que el cliente esté confirmado, el agente hará clic en “Convertir a Cliente”, actualizará el estado del registro a Activo. Luego irá a la pestaña de pólizas, actualizará el estado de la póliza y el número de póliza o número de cliente. Esto es fundamental si deseas usar la conciliación de comisiones, ya que los estados de pago de la aseguradora coinciden con base en el número de póliza o de cliente.

Podrías preguntarte: “¿Por qué necesito agregar el tipo de cobertura y el estado en esta póliza si ya lo tengo en la página de información del prospecto o cliente?” Buena pregunta. La respuesta es que podrías haber tenido un prospecto interesado principalmente en Medicare. Luego cotizas un plan MAPD para ellos. Una vez convertido a cliente con estado activo, tal vez ese plan MAPD no fue aceptado, así que marcaremos su estado como “Rechazado por la aseguradora”. Sin embargo, sí logramos inscribirlos en una póliza Suplementaria que ahora está “En vigor”. Con el paso de los años, ese cliente seguirá siendo activo, pero sus pólizas cambiarán de estado y querrás llevar el registro de todas.

Gran conclusión: Una vez que la póliza es aceptada, actualiza el estado de la póliza, el número de póliza o cliente, y cualquier otro detalle relevante para que quede totalmente registrada y funcional.

Si necesitas anular el monto de comisión o renovación para esta póliza, haz clic en “Override” (Anular). Haz esto con precaución, ya que afectará que el módulo de comisiones genere actualizaciones basadas en la configuración del producto. Las bonificaciones pueden ser montos positivos o negativos. Guarda cualquier información adicional que necesites agregar.

Una vez que hayas ingresado y guardado la información de la póliza, se generará el módulo de comisiones para esa póliza. Puedes hacer clic en la comisión de cada producto o ir a Opciones y elegir “Editar/Ver Comisiones”. También podrías eliminar, pero no lo recomendamos a menos que lo hayas ingresado dos veces por error. Como siempre en Radius, si eliminas algo, en este caso una póliza, desaparece. Es mejor cambiar el estado de la póliza a “Cancelada”. Entonces tendrás el historial de comisiones de esa póliza capturado.

Elijamos ver las comisiones de esta póliza. En las columnas de la izquierda verás las fechas y montos proyectados según la estructura que configuraste en el nivel de producto, junto con la prima y la fecha de vigencia. Ahora puedes ingresar cuándo y cuánto realmente te pagaron en las columnas de la derecha. Si este es un producto en el que te pagan por adelantado, aquí es donde ingresarías esa información.

Cuando el cliente confirma la renovación del plan, o si se renueva automáticamente, revisa que la fecha de renovación sea correcta (actualízala al año vigente si no lo es), luego en las comisiones, haz clic en “GENERAR RENOVACIONES”. Debes actualizar la fecha de renovación cada año para que se calcule correctamente. Si una póliza tiene 2 años, podría tener una tasa de comisión diferente a una póliza de 20 años. Veremos esto en acción cuando miremos la configuración basada en años por nivel más adelante en la configuración de administrador.

Aunque es útil poder ingresar comisiones manualmente, ¡es mucho más divertido que Radius lo haga por ti! Así que veamos el Módulo de Importación de Estados de Comisiones.

Ahora revisaremos cómo funciona el módulo de importación de estados de comisiones. Solo los administradores podrán ver este módulo y cargar los estados de pago de las aseguradoras.

Sin embargo, si los agentes quieren seguir viendo, puede ser útil para entender por qué los detalles de la póliza que ingresan son tan críticos.

Haz clic en Commissions en la barra lateral. Selecciona “Import From File”. Selecciona la aseguradora, luego adjunta su estado haciendo clic en “Browse”. Debe ser un archivo .csv o Excel. Haz clic en “Save & Analyze”.

Ahora verás algunas filas de muestra para confirmar que el documento está siendo leído. Observa cómo encuentra el número de miembro y lo asigna en azul. Esa es la parte más importante de la asignación. También la fecha del estado (Statement Date) y el monto de la comisión (Commission Amount). Si no ves nada asignado en azul para tu hoja, contáctanos mediante el sistema de tickets en la App de Ayuda e indícanos el nombre de la aseguradora y la fila de encabezado. Haremos que esa aseguradora quede correctamente asignada.

Ahora haz clic en Start Commission Import. Entramos en la sección de conciliación. Si todo se ve bien, haz clic en Save Commissions al final de la página. Si necesitas verificar o editar algo, tienes la opción de ver la fila original del estado de la aseguradora, luego puedes editar el producto de esa persona o ver su declaración de comisiones. Si no has hecho clic en Generar Renovaciones para esa persona, puedes agregar la nueva fecha de renovación y hacer clic en Generar Renovaciones para ver el monto proyectado del año además de los montos recibidos. Si ves el error “No client match found for import”, es porque el número de cliente o póliza no está asociado a un producto. Haz clic en el signo + para agregar el cliente y/o la póliza. Mira el video completo sobre agregar clientes y pólizas desde el estado de comisiones para más detalles.

Puedes eliminar cualquier fila que no quieras importar haciendo clic en la X. Guarda. Puedes agregar comisiones manualmente haciendo clic en “Add Commission”. Guarda.

Una vez que hayas importado tus estados, puedes ir a Reportes > Revenue Report. Configura un reporte para la aseguradora y/o mes o cualquier rango de tiempo. Si haces clic en RUN, verás un resumen de lo proyectado versus lo recibido. Si lo descargas, verás un detalle de qué pólizas se esperaba que generaran comisión, cuánto y cuándo la recibiste. Si alguien aparece como esperando pago, pero no muestra pago recibido, deberías llamar a la aseguradora para obtener una explicación de la diferencia.